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JIM・東神倉庫・インフォマート セミナー 紙・電子文書の最適管理  

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 情報処理サービスのジェイ・アイ・エム(東京都千代田区)、倉庫業の東神倉庫(東京都品川区)、BtoB企業(企業間取引)向けプラットフォーム運営のインフォマート(東京都港区)は、経営者や法務・総務などの管理部門責任者などを対象に、今後のDXを推進する上で過去や現在、未来を通じた「契約書保管・管理」の課題点や、その安全性と効率化を考えるセミナーを9月29日に共催し、ウェブで配信した。

 ジェイ・アイ・エム営業本部営業部営業推進グループ課長の石川正人氏は、同社で提供するスキャンニングサービスを紹介。スキャンで電子化した後の、紙書類の廃棄や外部倉庫への移管、紙文書の業務プロセス代行、データ入力と管理台帳の作成も行うと説明し、「スキャンする目的を明確にすること。検索のためのファイル名の統一化などの事務ルールづくりが管理の負担を軽減する」と解説した。

 東神倉庫トランクルーム事業部トランクルーム室チームリーダーの沼澤毅氏は、契約書の管理現場では従来の紙書類からデジタル化への移行期間にあるために、「紙書類を今すぐに廃棄できず、法律で定められた保管期限もある。中長期的な保存の観点から自社オフィス内の賃料よりも比較的に低廉な、外部倉庫の活用に費用対効果がある」と述べ、紙と電子の双方の文書の適正な管理方法を解説した。

 インフォマートデジタルコントラクト事業部課長の大谷恵太郎氏は、同社で提供している電子契約サービス『BtoBプラットフォーム 契約書』を紹介した。契約手続きから契約書の保管、承認手続きまでのデジタル化を一気通貫に叶えると説明して、「顧客担当のスタッフが導入や実際の運用を伴走する。さらには、ジェイ・アイ・エムや東神倉庫と当社の3つのサービスを連携活用すれば、契約書類を一元管理でき、過去や現在、未来での手続きを円滑につなげられる」と解説した。

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